Arbetssätt - Ställa krav - Hantering av krav på Aktualitet

Det sägs ofta att aktualitet tillsammans med fullständighet är de mest efterfrågade kvalitetsegenskaperna av användarna, men aktualitet finns inte med som kvalitetsegenskap i ISO 19157. Eftersom aktualitet ofta skapar mycket huvudbry för dataproducenter gör vi här en utvikning i hur man kan strukturera begreppet och tänka i frågan.

Datakvalitetsegenskaperna fullständighet och de egenskaper som rör noggrannhet beskriver hur bra datamängden representerar verkligheten vid en given tidpunkt. Detta, kombinerat med metadata för uppdatering av datamängden, är i standarden tänkt att täcka behovet för att beskriva tidsenlighet och aktualitet.

När användarna säger att de vill ha aktuella data, måste man som ansvarstagande dataproducent försöka tolka vad de menar när de säger aktualitet eller aktuella data och omvandla detta till krav på data och process.

I överenskommelser/avtal med kunderna gör producenten upp om t.ex. leveranstider. Dessa krav bör leda till att man sätter krav på processen från insamling till tillgängliggörande i form av ledtider, som man sedan följer upp. Det ställer även krav på systemet för synkronisering och validering av data.

För att kunna leverera enligt dessa krav måste producenten arbeta med att ställa krav på processens olika delar i form av ledtider och se till att data förses med relevanta tidsstämplar för att kunna mäta och följa upp det som har kravställts. Detta kan sedan redovisas i metadata och hjälper även användarna att tolka hur aktuella data är.

Enligt ISO 19131 ska i dataproduktspecifikationen redovisas krav på underhåll av data. Här beskrivs ajourhållningsmetod; kontinuerlig eller periodisk ajourhållning och vilka intervall för periodicitet man ska arbeta med. Detta gör också att användaren kan skapa sig en uppfattning om vad den kan förvänta sig i fråga om aktuella data.