Nu blir det enklare för företag att göra affärer inom EU. En ny lag och en ny standard innebär att all offentlig verksamhet inom EU börjar bygga sin fakturahantering på en gemensam grund.

Text: Anna Nyström

Nyligen blev den nya Europastandarden för elektronisk fakturering klar, SS-EN 16931-1:2017. Standarden beskriver affärstermerna i en e-faktura och regler för hur den ska struktureras så att olika system för fakturahantering på ett enkelt och rationellt sätt kan dela information. Enligt definitionen i standarden räknas en faktura som elektronisk om den har utfärdats, skickats och tagits emot på elektronisk väg.

Krav i EU-direktiv

Bakgrunden till standarden är ett EU-direktiv som kräver att alla offentliga organisationer inom EU ska kunna ta emot e-fakturor enligt samma standard. I Sverige träder den nya lagen i kraft i april nästa år.

Men i Sverige har lagstiftarna tagit lagen ett steg längre. Här blir det inte bara krav på att offentlig sektor ska ta kunna ta emot e-fakturor. Leverantörer som fakturerar offentlig sektor måste även skicka dem elektroniskt.

- Det är ganska stor skillnad. Kravet ställs nu på leverantörerna att fakturera elektroniskt. Begreppet e-faktura innebär också att fakturan ska vara i strukturerat format vilket utesluter pdf-fakturor, berättar Martin Forsberg, ordförande i den tekniska kommittén TK 590 som arbetat med standarden från svenskt perspektiv

Fördelarna med standarden är många. Faktureringsprocessen blir snabbare, mer rationell och effektiv när uppgifterna i fakturan kan överföras automatiskt, vilket även säkerställer kvaliteten. Miljöeffekten är också självklar i och med minskad pappershantering.

Nytta även i privat sektor

Även om standarden är framtagen med offentlig sektor i fokus så är Martin Forsberg övertygad om att nyttan är lika stor inom den privata sektorn. Att det finns en gemensam standard att luta sig mot blir ett stort lyft för företag som har kunder i flera olika länder inom EU och leverantörer av faktureringssystem behöver inte längre ta fram speciallösningar för olika länder.

- Det finns detaljer som skiljer fakturahantering inom olika länder, både när det gäller lagstiftning och tradition. EU-direktivet har inneburit en bra drivkraft för att harmonisera och det kommer att förenkla hanteringen för alla.

Martin Forsberg konstaterar att många svenska verksamheter inom offentlig sektor redan kommit långt när det gäller digitalisering av fakturahantering. För de som ännu inte tagit tag i frågan gäller det dock att snabba på eftersom det nu är mindre än ett år kvar innan lagen träder i kraft. Det gäller även företag som vill göra affärer med offentlig sektor, eftersom man nu kan räkna med att e-faktura blir ett krav inom offentlig upphandling.

- Jag tror att lagen är bra. Trots att det finns många fördelar med e-faktura har införandet tidigare varit resurskrävande och det är ibland svårt att nå ut till leverantörerna. Den nya lagen gör att frågan får större uppmärksamhet och prioritet. När offentlig sektor ökar trycket på digitalisering kommer det att ge ringar på vattnet så att fler tar steget att digitalisera sina verksamheter, säger Martin Forsberg.